simply. inspired. work. (Teil 1/2)
Du fühlst dich eher busy als produktiv? Bewegst viel, doch die Dinge drehen sich im Kreis? Das muss doch auch klüger gehen?
Geht es.
Tipps für effektives Arbeiten
1. Simple Rules
“Gewinner und Verlierer haben die gleichen Ziele” …
ist ein lässiger Satz aus dem Buch Atomic Habits von James Clear. Und das soll heissen: Ziele sind gut, um eine Richtung vorzugeben. Ziele setzen Aktionen in Gang. Aber wenn man bessere Ergebnisse erzielen will, ist es effektiver, sein System zu verbessern, und nicht seine Ziele.
"Du steigst nicht auf das Niveau deiner Ziele. Du fällst auf das Niveau deines Systems." lässt James Clear uns weiter wissen. Der Trick besteht also darin, ein System zu schaffen, das uns hilft, die richtigen Gewohnheiten, Routinen und Regeln zu entwickeln. Damit erreichen wir quasi als Konsequenz “automatisch” genau das, was wir wollen.
Doch wie erstellt man so ein System? Für ein brauchbares System gilt es, individuelle Routinen und Richtlinien zu definieren, die uns als Leitplanken dienen. Denn jeden Tag stehen wir vor unzähligen Entscheidungen; die Informationsflut nimmt zu, die Übersichtlichkeit ab. Egal, in welcher Branche wir unterwegs sind: die VUCA-Welt ist kompliziert. Das Gegenmittel dazu: die Dinge einfach halten. Je einfacher also unser System, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit der tatsächlichen Umsetzung.
Simple Rules sind Regeln, die unsere tägliche Entscheidungsfindung vereinfachen und uns dabei eine Menge Energie sparen lassen.
Entscheidungen zu treffen kostet uns viel Energie. Und je mehr Entscheidungen wir über Unwesentliches treffen, desto größer ist die Gefahr, dass uns bei relevanten Entscheidungen die Energie ausgeht.
Durch die Anwendung von Simple-Rules treffen wir Grundsatz-Entscheidungen einmalig und können sie dann “automatisch”, d.h. im Energiesparmodus anwenden.
Kathleen Eisenhardt unterscheidet hierzu zwischen verschiedenen Arten von Regeln aus denen wir wählen können:
How-to-Regeln (über das Vorgehen)
Abgrenzungs-Regeln (Welche Grenzen einzuhalten sind)
Prioritäts-Regeln
Timing-Regeln (Wann, wie oft, wie lange)
Ausstiegs-Regeln (Wann breche ich ab)
Am einfachsten erklären sich Simple Rules anhand von Beispielen. Et voila:
Eat the frog first
(Jeden Tag die unangenehmen Dinge zuerst erledigen, damit man sie aus dem Kopf hat.)If it´s not a 8, it´s a zero.
(Wenn eine Aufgabe auf der persönlichen "Relevanz-Skala” von 1-10 nicht mindestens eine 8 ist, dann ist sie im Grunde eine “Null”. D.h. sie wird ganz nach hinten angestellt oder gestrichen. Hier fliesst das Pareto-Prinzip hinein: Pareto hatte herausgefunden, dass Menschen 80 % ihrer Ergebnisse mit 20 % ihres Aufwandes erreichen.)3 Kundenanrufe vor 10 Uhr
(—> Festlegen, welche Aufgabe den größten Einfluss auf dein Einkommen hat bzw. für dich am wichtigsten ist. Und dann wird genau das täglich wird bis xx Uhr erledigt).Kein Tag unter 500 Wörtern Text / kein Tag unter 5000 Schritte / kein Tag unter 5 Kundengesprächen —> Untergrenzen festlegen
Kunde X hat immer Vorrang / Mitarbeiter first / nah am Geld zuerst / Artikel (schreiben) first —> Konkretes benennen, das die höchste Priorität hat
Organisationsmanagement: Der Mail-Posteingang enthält nur Mails, die noch ein offenes to-do haben.
Aktien-Management: Stop-Loss-Order bei -10 %
Gesundheit: Nur essen, was Großmuttern noch kannte.
Oder: Nur unverarbeitete Produkte essen.Diät: Letzte Mahlzeit des Tages um 18 Uhr.
Oder: Hör auf zu essen, wenn du satt bist.Dresscode: Trage einfach immer einen schwarzen Rollkragenpullover. (Steve Jobs)
Einbrecher: Brich in das Haus ein, vor dem kein Auto steht.
Gelassenheit: (bei Strafzetteln & Mehrausgaben) unter 10 Euro reg ich mich nicht auf!
Sodele. Diese Beispiele dienen der Anregung. Denn Simple Rules sind eine Maßanfertigung, und funktionieren nach einem einfachen Muster: Sie sollten individuell sein, ganz auf die persönliche Situation zugeschnitten. Und natürlich einfach. Simple rules are simple! Ihre Anzahlt ist limitiert; es reichen maximal 3-5 Regeln.
So, what are your rules?
2. Singletasking (Monotasking)
The Dark Power of Multitasking - Warum Singletasking die bessere Idee ist.
Multitasking ist in. Aber eigentlich gibt es das gar nicht, denn unser Gehirn ist nicht dafür ausgelegt. Was die meisten Menschen als Multitasking bezeichnen, ist tatsächlich das schnelle Wechseln von einer Aufgabe zur anderen. Dieser schnelle Wechsel ist zwar möglich, aber er ist anstrengend und kostet uns ziemlich viel Energie. Multitasking ist also keine gute Idee.
Wer das nun skeptisch sieht, befindet sich in guter Gesellschaft. Denn Multitasking galt bisher als Produktivitätsbeschleuniger.
Skeptiker versuchen daher einfach folgendes: Beim nächsten Spaziergang zu zweit gibst du deiner Begleitung eine Rechenaufgabe, z. B. "16 x 73". Was wird passieren? Die Begleitung wird wahrscheinlich kurz stehenbleiben um zu rechnen. Das passiert, weil diese Rechenaufgabe zu schwierig ist. Würdest du sie bitten, "2+2" zu rechnen, würde sie nicht stehen bleiben.
Das bedeutet, dass man zwei einfache Aufgaben gleichzeitig erledigen kann, z.B. gehen und sprechen. Multitasking funktioniert also für einfache Tätigkeiten. Aber es funktioniert nicht, wenn eine Aufgabe schwieriger ist, z.B. gehen und gleichzeitig die kniffelige Matheaufgaben lösen. Das Lösen der Matheaufgabe würde übrigens noch weniger funktionieren, wenn man gleichzeitig im dichten Verkehr links abbiegen möchte. Und es ist übrigens auch der Grund, warum viele Menschen beim Einparken das Radio leiser stellen.
Ein weiteres "Experiment" zum Ausprobieren: Bearbeite deine Mails während du einen Podcast hörst oder an einer Telefonkonferenz teilnimmst. Und dann versuche im Anschluss, die wesentlichen Punkte des Vortrags zu rekapitulieren. Kannst du die 5 wichtigsten Kernaussagen nennen?
Fun Fact - das “unsichtbare” Gorilla-Experiment: In einem Psychologie-Experiment der Havard University werden einige Personen gebeten, sich ein Video anzusehen, in dem Menschen Basketball spielen. Während sie zuschauen, sollen sie die Anzahl der Pässe zählen, die von einer Mannschaft gespielt werden. Irgendwann erscheint eine Person in einem Gorillakostüm und läuft über das Spielfeld, wobei sie neun Sekunden auf dem Bildschirm zu sehen ist. Das überraschende Ergebnis: Die Hälfte der Personen, die die Pässe zählten, bemerkt den Gorilla überhaupt nicht. Für sie war der Gorilla quasi unsichtbar.
Der beste Weg zu einem optimalen "Energiemanagement" ist demnach: Vermeidung von Ablenkungen und Dinge Schritt für Schritt (hintereinander) zu erledigen (=Monotasking). Denn Monotasking ist nicht nur effizienter, sondern führt auch zu weniger Fehlern - und obendrein zu mehr Zufriedenheit, weil man schlicht weniger gestresst ist. Der Weg ist schließlich das Ziel. Und zwei Dinge gleichzeitig tun, bedeutet eben auch, dass man beides nur halbherzig erledigt.
Mit Multitasking kann man nicht mit ganzen Herzen bei einer Sache sein.
3. Die Recherche-Falle
Sind Recherche und Analyse nur verdeckte Prokrastination?
Wenn wir Dinge vorbereiten, fühlen wir uns produktiv. Wir tun etwas Wichtiges und Sinnvolles, denn sorgsame Recherchen und Analysen bilden das Fundament für unseren Erfolg.
Schliesslich geht nichts über eine saubere Vorbereitung.
Oder?
Yes.
Doch wenn wir genauer hinsehen, liegt hier auch eine Falle.
Die Falle: Wenn wir zu viel vorbereiten, zu viel planen und zu viel analysieren. Obwohl wir genügend Informationen haben, recherchieren wir weiter. Obwohl wir die Zusammenhänge verstehen, analysieren wir noch mehr. Obwohl wir genügend Informationen haben, graben wir tiefer. Warum? Weil wir uns durch das Recherchieren und Vorbereiten produktiv fühlen, ohne das Risiko einzugehen, tatsächlich beurteilt zu werden. Denn man kann nur in die Lage kommen, beurteilt werden, wenn man tatsächlich etwas tut. Wenn man seine Leistung zeigt. Wir spielen uns also unter Umständen selbst einen unbewussten Streich.
Ergo, wenn du den Eindruck hast, dich gerade etwas zu sehr in deinen Vorbereitungen zu vergraben - dann schau dir mal selbst tief in die Augen und frag dich, was da los ist. Na, schwant dir was?
Wie so oft: Sich über die eigenen Muster bewusst werden, ist der Schlüssel, um eine Änderung einzuläuten. Die folgenden Fragen können helfen, Klarheit zu verschaffen. Und wenn es unbequem wird .. hey, dann hast du vermutlich einen Treffer gelandet ;)
Brauchst du wirklich noch mehr Informationen, um den nächsten (Handlungs-)Schritt zu tun?
Wie viel besser wird das Ergebnis sein, wenn du weitere X Minuten/Stunden mit Analysen, Recherchen oder Vorbereitungen verbringst?
Gibt es einen aktiven, konkreten Schritt, den du jetzt sofort TUN kannst? Etwas, was dich von der Vorbereitung ins Tun bringt? Beispielsweise einen Coachingtermin vereinbaren (statt weitere 30 Coaches zu recherchieren), eine Mail schreiben, jemanden anrufen. Es darf gerne ein bisschen scary sein. Es darf gerne die Komfortzone weiten und den Tu-Muskel trainieren.
Für welche Aufgaben wendest du täglich wieviel Zeit auf? Du findest es beispielsweise mit einem Minutenprotokoll heraus: Einen Tag lang werden alle 30 Minuten die Tätigkeiten aufgeschrieben, die du gerade tust. Das ganze funktioniert ähnlich wie ein Haushaltsbuch, nur werden statt Ausgaben in Euro, die Handlungen in Minuten verbucht. So kannst du herausfinden, welche Dinge dich wieviel (bzw. zu viel) Zeit kosten. Um daraufhin zu reflektieren, warum das so ist.
Hast du eine bestimmte Aufgabe identifiziert, in der du dich regelmäßig verlierst? Probier in diesem Fall aus, dir ein Zeitlimit zu setzen (z.B. maximal 30 Minuten für Task X. Wecker stellen!). Das passendes Zitat kommt von Duke Ellington:
I don't need time, I need a deadline.
Und um klar zu stellen: Es geht weder darum, sich unzureichend vorzubereiten, noch darum, durch Zeitmanagement ein paar Minuten einzuheimsen. Wenn du es liebst, zu recherchieren und darin völlig aufgehst, dann recherchier!! Doch wenn du den leisen Verdacht hegst, dass dein Zuviel an Vorbereitung eher aus Unsicherheit heraus entspringt und wenn du ahnst, dass eine diffuse Angst dich davon abhält, etwas zu tun, das du wirklich machen möchtest - dann macht es wohl Sinn, genau das anzugehen.
♡ Augen zu und durch ;)
Fortsetzung:
Hier findest du Teil 2 vom simply. inspired. work.
Du möchtest es noch genauer wissen? Literatur und Stoff:
Buch: "Thinking fast and slow" von Daniel Kahneman